Guide des outils & procédures internes

⭕️rpi Pierre Perchey Immobilier

Manuel de référence collaborateurs/trices

Objectif

Ce guide rassemble l'ensemble des procédures internes de l'agence ainsi que les outils à utiliser à chaque étape d'un dossier.

Il a pour objectif de :

• garantir la conformité réglementaire (Loi Hoguet, RGPD, TRACFIN...) ;

• sécuriser le suivi administratif et commercial des dossiers ;

• harmoniser les pratiques de l'équipe.

1. Sweepbright

Sweepbright (SB) est le seul CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client) à utiliser, il permet de centraliser, d'analyser et d'optimiser toutes les interactions avec les clients et les prospects. Il est également le seul outil respectant les normes RGPD (Règlement général sur la protection des données) :

A) pour la gestion des biens :

a. Prospect : 1er label = application par défaut de ce label dès la création du bien (pour préparer l'estimation, R0, préparation du R1). Ce label peut également être utiliser pour la prospection (création d'une base de travail, ...)

b. Estimation : passer à ce statut uniquement lorsque l'estimation a été rendu au propriétaire (R2 réalisé)

c. Mandat : passer à ce statut à la signature du mandat (ce statut permet de faire des rapprochements mais pas de publicité)

d. Disponible : passer à ce statut si le mandat est signé et le dossier est complet (seul ce statut doit permettre la diffusion des biens sur le site, les plateforme leboncoin, seloger, ...)

e. Option / Offre : passer à ce statut dès réception d'une offre d'achat (quel que soit le montant). Si l'offre est accepté sélectionner "accepté" dans la rubrique "offre" dasn le bien sinon sélectionné "refusée" et remettre le statut disponible. C'est indispensable de respecter cette procédure pour respecter les règles de la coopérative ORPI. Tant qu'une offre n'est pas en statut accepté, il est possible de récolter d'autres offres (il sera nécessaire de toutes les présenter au vendeur car lui seul pourra choisir celle qui lui convient le mieux).

f. Compromis / Bail : passer à ce statut dès la signature du compromis ou du bail

g. Vendu / Loué : passer à ce statut dès que la réitération de l'acte authentique a eu lieu (penser à indicté "ACTÉ" dans adminagim)

h. Perdu : passer à ce statut en cas de fin de mandat, vente par le propriétaire en direct ou par un thiers en direct (dasn chacun de ces 2 derniers cas, comme indiqué contractuellement dasn les mandats, il est important de penser à demander les infos : prix, nom de l'acheteur)

B) pour la gestion des contacts (propriétaire / prospect) afin de lancer les actions adaptés à chaque profil (compte rendu, rapprochement, etc...) :

⚠️ Prospect = acquéreur & propriétaire = propriétaire d'un bien - > Avec SB, il est impossible d'associer un prospect à un bien en tant que propriétaire, il convient de créer le contact avec la fonction "propriétaire" (au même titre qu'il est impossible de faire une visite avec un propriétaire, il convient de le créer dans la base avec la fonction "prospect"). Autrement dit un propsct ne pourra faire que des visites ou recevoir des fiches commerciales et un propriétaire lui ne pourra que recevoir des informations en rapport avec son/ses bien(s). Si un client à les 2 profils, il est indispensable de le créer 2 fois dans la base en tant que "prospect" et en tant que "propriétaire".

2. Gestion des demandes d'estimation

Traitement des demandes

Toutes les demandes reçues via le chat ou le site internet doivent être traitées dès leur réception.

Règles obligatoires

• Taguer systématiquement la demande dans le chat une fois traitée.

• Toute demande non taguée dans les 24 heures pourra être réattribuée à un autre collaborateur.

Si le contact est joignable

• Assigner le contact dans SweepBright : Mandat > Assigner à

• Programmer le rendez-vous d'estimation dans SweepBright.

• Ajouter la mention R0 afin de déclencher la séquence automatique d'e-mails.

• Après le rendez-vous, modifier le statut du contact : Prospect → Estimation

Si le contact est injoignable

• Ne pas assigner le contact dans SweepBright

Avis de valeur

L'avis de valeur officiel doit être réalisé avec PriceHubble, sur la base de données réelles et vérifiables.

En cas de doute sur l'évaluation, solliciter un avis de l'équipe avant la remise au client.

Courrier estimatif (via application)

⚠️ Le "Courrier estimatif" est réservé :

• aux successions ;

• aux rachats de soulte ;

• aux demandes sans projet de vente immédiat ;

• ou sur demande spécifique du client.

3. Gestion des prospects acquéreurs

Les mêmes règles s'appliquent que pour les estimations.

Obligations

• traiter rapidement chaque demande ;

• taguer systématiquement le chat après traitement ;

• absence de tag sous 24 h = réattribution possible.

⚠️ Comme évoqué ci dessus, Prospect = acquéreur & propriétaire = propriétaire d'un bien. Avec SB, Il est impossible d'organiser une visite avec un propriétaire, il convient de créer le contact avec la fonction "prospect" (au même titre qu'il est impossible de mettre un prospect en tant que propriétaire)

4. Prise d'un mandat de vente

Étape 1 — Création du bien dans SweepBright

Le bien doit impérativement être créé dans SweepBright avant toute autre démarche.

Si une estimation a déjà été réalisée, cette étape est déjà effectuée.

Étape 2 — Création des documents

Depuis SweepBright : Créer un document

Cette étape permet la synchronisation avec la totalité des outils ⭕️rpi :

• PriceHubble

• MyNotary

• ...

⚠️ Même dans le cas d'une prise de mandat "directe", réaliser un estimatif afin de permettre la génération des comptes rendus vendeurs.

⚠️ Depuis l'import de AC3, il peut être parfois difficile de retrouver un ancien bien intégré à SB. Il est recommandé de privilégier la recherche depuis le contact propriétaire (rubrique "rapport propriétaire" à l'intérieur de laquelle tous les biens lui étant rattaché seront intégrés.

Rédaction du mandat

Tous les mandats sont rédigés exclusivement dans MyNotary.

La signature électronique est à privilégier, le format papier reste exceptionnel.

Affichage vitrine

Dès la signature :

• éditer la fiche vitrine ;

• mettre à jour la fiche après chaque baisse de prix ;

• retirer immédiatement le bien en cas d'archivage ou de perte du mandat.

Registre électronique

Immédiatement après la signature du mandat, mettre à jour le registre électronique dans AdminAGIM.

Rendez-vous de suivi vendeur

Dès la signature du mandat, programmer un rendez-vous entre 3 semaines et 1 mois.

Objectif :

• faire le bilan des actions commerciales ;

• analyser les retours de visites ;

• ajuster le prix si nécessaire.

Rappel des règles d’or du suivi vendeur Orpi

"Une relation qui n’est pas stimulée est une relation qui meurt.

Règle n°1 : Le suivi ne doit jamais être à l’initiative de votre client. Dès qu’un vendeur vous demande des nouvelles de la vente de son bien, c’est déjà la fin.

Règle n°2 : Ne jamais laisser passer trop de temps entre 2 prises de contact : Plus le temps passe, plus on est gêné et plus on perd le contact. C’est cet ami que l’on croise à qui on promet de l’appeler pour se faire une bouffe, qu’on oublie, plus le temps passe, plus on est gêné, moins on appelle.

Règle n°3 : Évoquer la performance du bien de votre vendeur lors du suivi. A chaque point, on prépare tous les éléments liés à la performance de l’annonce de votre vendeur.

Règle n°4 : Faire un RDV découverte complet pour tout connaître de mon client et ainsi proposer un suivi VIP. Le diable se cache dans les détails, il n’est pas nécessaire de surcharger la confiance pour l’installer, elle se gagne dans les petites attentions.

Règle n°5 : Installer une relation Gagnant-Gagnant dans laquelle chacun a son rôle à jouer. Ce n’est pas parce qu’on est en manque de mandats, qu’on doit tout accepter de son vendeur. “Le parler vrai”.

Règle n°6 : Générer un DEP à chaque estimation : Présenter un dossier d’estimation complet est gage de sérieux et de professionnalisme. L’édition du DEP permet par ailleurs d’activer le reporting vendeur, que vous mettrez à disposition de vos vendeurs.

Règle n°7 : Planifier impérativement des dates de suivi lors de la signature du MOM et cadrage des règles claires de fonctionnement avec mon vendeur : 1 semaine / 2 semaines / 1 mois / 2 mois / 3 mois Préparer un ordre du jour à chaque date de suivi : La nature a horreur du vide.

Règle n°8 : Adresser le lien du reporting vendeur à son vendeur. Chacun de vos clients doit pouvoir suivre la vente de son bien à tout moment.

Règle n°9 : Reporter ses notes dans SB au terme de chaque rendez-vous de suivi. D’un contact à l’autre on doit être en mesure de reformuler les échanges du précédent rendez-vous (anodin ou non).

Règle n°10 : Rédiger le compte rendu de visites dans SB et évoquer la notion de prix régulièrement.

• La pédagogie, c’est de la répétition : plus votre client recevra une info (le prix en l’occurrence), moins il sera surpris lorsque vous évoquez le prix lors des rendez-vous de suivi.

• Commencez toujours par du positif, puis orientez la réflexion vers le positionnement de prix : “Très jolie maison, Monsieur et Madame X ont beaucoup aimé le jardin, le quartier, la qualité de la construction, le bon entretien… Le séjour est un peu petit, malgré tous les points positifs, la maison est un peu chère par rapport à ce que Monsieur et Madame X ont déjà visité.”

Règle n°11 : Prendre le soin de faire un retour à mon vendeur après chaque visite. La nature a horreur du vide, même si vous n’avez pas grand chose à dire, dites le à votre client !

Règle n°12 : Alerter son vendeur dès qu’un bien concurrent au sien arrive sur le marché. La valeur de votre estimation varie selon le marché et les biens concurrents qui peuvent arriver sur le marché, votre stratégie sera rendue obsolète il faudra donc la réajuster.

Règle n°13 : Garder le contact ! Pas d’excuses, les moyens sont nombreux pour garder le contact avec son client : Mails, appels téléphoniques, WhatsApp, textos,..."

5. Obligation TRACFIN Vendeur(s)

Chaque mandat signé implique obligatoirement une fiche TRACFIN.

Procédure via My notary :

• aller dans le dossier concerné ;

• en haut à gauche "rédiger un contrat +". À noter : possibilité de taper "tracfin" dans la barre de recherche pour choisir le bon contrat "Fiche d'évaluation TRACFIN - Vendeur" ;

• compléter le contrat (largement pré rempli grâce au mandat rédigé au préalable depuis mynotary) ;

• transmettre la fiche au référent TRACFIN de l'agence (Pierre Perchey) pour signature ;

• imprimer le document signé ;

• classer le document dans le classeur TRACFIN par ordre chronologique.

6. Commercialisation du bien

Suivi des prospects

Le label Nouveau dans SweepBright nécessite une vigilance particulière.

Il est recommandé de créer des vues personnalisées afin d'identifier rapidement les nouveaux contacts.

Comptes rendus de visite

Chaque visite doit donner lieu à un compte rendu :

• enregistré dans SweepBright ;

• transmis au vendeur.

Comptes rendus de commercialisation

Depuis Pricehubble, sélectionnez le dossier puis "rapports digitaux". Il est possible de partager le lien directement au vendeur. Il est recommandé de le partager pour une durée de 15 jours afin de faire un point avec le vendeur dans un délai de 3 semaines / 1 mois.

Pourquoi un reporting PriceHubble peut être vide ?

Les données du reporting proviennent des annonces que les robots de PriceHubble récupèrent automatiquement sur les portails. Ces robots analysent les annonces, puis effectuent un dédoublonnage : quand ils détectent plusieurs annonces très similaires pour un même bien, ils n'en gardent qu'une.

Deux situations expliquent un reporting vide :

1. Aucune interaction sur les portails : Un compte rendu n'apparaît qu'à partir de la première interaction sur une plateforme (par exemple un lead ou une demande de renseignement). Sans interaction, il n'y a pas de reporting.

2. Un dédoublonnage trop agressif : Dans certains cas, le traitement automatique supprime toutes les annonces d'un même bien au lieu d'en conserver une seule. Le reporting devient alors vide pour ce bien — même si l'annonce est bien publiée sur les portails.

Ce qu'il faut retenir : Un reporting vide ne signifie pas forcément qu'il y a un problème dans SweepBright. Le bien peut exister dans SweepBright sans être conservé dans la base utilisée par PriceHubble. Il s'agit du traitement automatique de PriceHubble, pas d'une erreur de configuration.

Que faire côté SweepBright ?

1/ Ouvrez le bien concerné.

2/ Vérifiez que toutes les informations sont bien renseignées.

3/ Republiez le bien pour vous assurer que les données sont correctement envoyées.

Ensuite, il faut attendre que les robots de PriceHubble re-scannent les portails. Si l'annonce est ré-indexée, elle peut réapparaître dans le reporting.

Solution de contournement : En cas de difficulté, nous pouvons forcer l'affichage des reportings en consultant manuellement chacune des plateformes. (voir Pierre)

Relance des contacts

SweepBright ne réalise aucun rapprochement automatique.

Chaque collaborateur doit assurer lui-même les relances.

L'absence de suivi est considérée comme une négligence et peut entraîner une réattribution du contact.

Chaque collaborateur doit assurer lui-même les relances.

L'absence de suivi est considérée comme une négligence et peut entraîner une réattribution du contact.

Gestion des documents / des annexes

⚠️ Tout document nécessaire à la gestion d’un dossier de vente doit désormais être stocké dans sweepbright dans la mesure ou le dossier serveur commun est voué à disparaitre à compter du 31/12/2026 prochain (cela concerne les pièces d’identités des vendeurs, titre de propriété, diagnostics, taxe foncières, plans, etc…).

7. Désactivation d'un bien

Avant de passer un bien en statut Perdu ou de le désactiver :

• retirer sa diffusion de l'ensemble des portails immobiliers.

Vigilance Loi Hoguet

Contrôler systématiquement la date de fin du mandat.

⚠️ Continuer à diffuser un bien dont le mandat est expiré constitue un manquement grave à la Loi Hoguet.

8. Offre d'achat

Rédaction

Toutes les offres sont rédigées dans MyNotary.

Le support papier doit rester exceptionnel.

Après acceptation par le vendeur

Effectuer immédiatement :

• la fiche TRACFIN acquéreur ;

• la contre-signature du vendeur ;

• l'envoi de l'offre contresignée.

Contre-proposition

Utiliser exclusivement le modèle prévu dans MyNotary.

Ordre de signature :

• 1 - vendeur(s) ;

• 2 - acquéreur(s).

Il est rappelé que le statut "sous offre" doit être renseigné dès réception d'une offre d'achat (quel que soit le montant). Si l'offre est accepté sélectionner "accepté" dans la rubrique "offre" dasn le bien sinon sélectionné "refusée" et remettre le statut disponible. C'est indispensable de respecter cette procédure pour respecter les règles de la coopérative ORPI. Tant qu'une offre n'est pas en statut accepté, il est possible de récolter d'autres offres (il sera nécessaire de toutes les présenter au vendeur car lui seul pourra choisir celle qui lui convient le mieux).

9. Compromis de vente

Maintenir en permanence le bon statut du bien dans SweepBright :

• Mandat

• Sous offre

• Compromis

• etc.

Mettre également à jour le Répertoire des actes.

⚠️ Lorsque le compromis est signé à l'agence, récupérer systématiquement l'accusé de réception du notaire.

10. Suivi dans AdminAGIM

AdminAGIM doit être tenu à jour tout au long du dossier. Grâce à l'utilisation de my notary, les éléments se complèteront en grande majorité automatiquement, il suffira d'effectuer un contrôle et de compléter les éléments.

Vérifications

Contrôler notamment :

• les conditions suspensives ;

• l'envoi SRU ;

• la fin du délai de rétractation ;

• la transmission aux notaires.

Clôture

Après la signature de l'acte authentique :

mettre immédiatement le dossier au statut Acté.

11. Gestion locative

L'agence dispose d'un service de gestion locative adossé à ORPI France.

Chaque collaborateur doit intégrer cette offre dans son discours commercial, notamment auprès :

• des (acquéreurs) investisseurs ;

• des bailleurs ;

• des vendeurs susceptibles de conserver un bien.

12. Démarchage téléphonique et pige

Principe général : Depuis le 11 août 2026, le démarchage téléphonique des particuliers est soumis à une règle de consentement préalable. Avant tout appel de prospection, le collaborateur doit donc s'assurer que le particulier a autorisé le démarchage téléphonique.

Le simple fait qu'un numéro de téléphone soit visible dans une annonce ne constitue pas une autorisation de démarchage.

Pige immobilière

Lorsqu'un numéro de téléphone est récupéré depuis une annonce (Leboncoin ou autre plateforme), le collaborateur doit vérifier avant tout appel que le particulier a consenti au démarchage.

• Si le consentement est clairement indiqué : l'appel est autorisé, sous réserve du respect des autres règles applicables à la prospection téléphonique.

• Si le particulier a refusé le démarchage ou si la plateforme indique que l'appel n'est pas autorisé : ne pas appeler.

• En l'absence d'information permettant d'établir le consentement : ne pas considérer la simple publication du numéro comme une autorisation de démarchage.

Demandes entrantes

Lorsqu'un particulier sollicite lui-même l'agence via un formulaire, une annonce ou une demande de contact, il peut être rappelé pour répondre à cette demande précise.

Exemples :

• demande de visite ;

• demande d'informations sur un bien ;

• demande d'estimation ;

• demande explicite à être rappelé.

⚠️ Cette demande ne constitue pas une autorisation générale de prospection. Le rappel doit rester en lien avec la demande initiale du particulier.

Clients et mandats en cours

Un client avec lequel l'agence dispose d'un mandat ou d'un contrat en cours peut être contacté lorsque l'appel est directement lié à ce contrat.

Retrait du consentement

Si un particulier indique qu'il ne souhaite plus être appelé ou retire son consentement : cesser immédiatement tout démarchage téléphonique à son égard.

Cette opposition doit être prise en compte afin d'éviter toute nouvelle sollicitation commerciale non autorisée.

Responsabilité du collaborateur

Chaque collaborateur est responsable de vérifier, avant de passer l'appel, que les conditions permettant de contacter le particulier sont réunies.

Règle interne à retenir : en cas de doute sur l'existence du consentement, ne pas démarcher par téléphone.

Point de vigilance

✅ Démarchage téléphonique / pige : vérifier impérativement le consentement du particulier avant tout appel de prospection. La présence d'un numéro de téléphone dans une annonce ne vaut pas autorisation de démarchage. En cas de doute sur le consentement, ne pas appeler.

✅ Lorsqu'un particulier a lui-même demandé à être rappelé, le contact téléphonique doit rester strictement lié à sa demande initiale.

✅ Si un particulier retire son consentement ou demande à ne plus être contacté, cesser immédiatement tout démarchage téléphonique à son égard.

13. Application Agence

L'application met à disposition plusieurs outils facilitant le quotidien :

• raccourcis pratiques ;

• évaluation DPE ;

• courrier d'estimation ;

• demande de pièces ;

• pré-état daté ;

• devis diagnostics ;

• simulateur de prêt ;

• scoring mandat ;

• fiche découverte ;

• compte rendu de visite ;

• comparatif vente / location ;

• simulateur de plus value ;

• ...

Checklist des points de vigilance

✅ Taguer chaque demande (estimation ou acquéreur) sous 24 heures.

✅ Toujours créer le bien dans SweepBright avant toute rédaction.

✅ Utiliser exclusivement MyNotary pour les mandats et les offres.

✅ Établir une fiche TRACFIN : à chaque mandat / offre acceptée.

✅ Dépublier un bien avant toute désactivation.

✅ Vérifier systématiquement la date de fin du mandat.

✅ Faire contresigner toutes les offres acceptées.

✅ Mettre à jour AdminAGIM après chaque étape.

✅ Relancer régulièrement les contacts dans SweepBright.

✅ Programmer le rendez-vous de suivi vendeur entre 3 semaines et 1 mois après la signature du mandat.

Pour rappel, La loi Hoguet — loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, complétée par son décret d'application n° 72-678 du 20 juillet 1972 est le texte fondateur qui encadre l'exercice des professions de l'immobilier. Consultation -> https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000512228

Le mandat (art. 6) — le cœur du texte

• Mandat écrit préalable obligatoire, à peine de nullité

• Mentions obligatoires : durée, conditions de résiliation, moyens employés, montant de la rémunération et partie qui en a la charge

• Numérotation et inscription chronologique au registre des mandats, sans blanc ni rature

• Aucune rémunération ni somme d'argent ne peut être perçue avant que l'opération soit effectivement conclue et constatée dans un acte écrit unique contenant l'engagement des parties

Autres obligations

• Code de déontologie (décret n° 2015-1090 du 28 août 2015) : 12 articles — éthique, compétence, transparence, confidentialité, conflits d'intérêts, confraternité. Consultation -> https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000031113441

Sanctions pénales

• Art. 14 : exercice sans carte, sans mandat écrit → 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende

• Art. 16 : perception irrégulière de fonds → 2 ans et 30 000 €